Checklijst Debiteuren
Algemeen:
- Zorg dat u weet hoeveel klanten en hoeveel omzet per (type) klant u heeft.
- Stel hierbij kredietlimieten in tijd en geld Bijvoorbeeld : nieuwe klanten : max. 40 dagen en EURO 1.000,--.
- Check regelmatig middels kredietinformatierapporten.
- Weet wat het uitstaande saldo is.
- Krijg inzicht in de gemiddelde betalingtermijn van uw klanten.
- Maak een verdeling van het klantenbestand naar kredietrisico.
- Tracht voorzover mogelijk de klant persoonlijk te kennen.
- Registreer alle persoonlijk zaken van de klant.
- Weet wat het aantal en bedrag van ter incasso gegeven vorderingen is.
- Ken het aantal en de bedragen van oninbare vorderingen. (Bijv. Top-10)
- Zorg binnen uw bedrijf voor ogen en oren waardoor u op de hoogte blijft.
Prospectfase:
- Zorg dat uw verkopers/debiteurenbeheerders regelmatig actuele lijsten of bestanden krijgen met kredietwaardige prospects.
- Maak een analyse van uw klantenbestand en zoek naar doelgroepen (klanten met veel omzet en goed betalingsgedrag).
- Zoek juist overeenkomstige prospects.
- Richt uw marketing activiteiten juist op die doelgroepen en niet op andere combinaties.
Acceptatiefase:
- Zorg voor actuele Algemene Voorwaarden en deponeer ze bij de KVK.
- Zorg dat de klant ze krijgt bij de offerte of voorafgaande aan koop/aanschaf.
- Leg vast wie beslist in geval van afwijkende voorwaarden.
- Zorg dat duidelijk is wie beslist of een bepaald kredietrisico aanvaardbaar is.
- Bepaal of korting gegeven kan worden indien snel betaald wordt.
- Zorg dat u geïnformeerd wordt omtrent (wijzigingen) handelsnaam en rechtsvorm.
- Vraag altijd om een voorschot of beter "Boter bij de vis"
- Durf over contract- en betalingsvoorwaarden te onderhandelen maar blijf commercieel.
- Bevestig altijd schriftelijk een opdracht (zeker mondelinge)
- Zorg dat afspraken en toezeggingen schriftelijk worden vastgelegd. (ook tijdens de uitvoering van de werkzaamheden of levering van de goederen)
- Discutabele omzet wordt het vurigst verdedigd. Wees duidelijk.
- Accepteer geen contracten met vage verhalen of afspraken.
Facturatie & monitoring fase:
- Zorg dat snel en foutloos op basis van de gemaakte afspraken wordt gefactureerd.
- Zorg dat u inzicht heeft en houdt in de factuurdata en overeengekomen betaaltermijnen.
- Zorg dat u geinformeerd wordt over verzoeken tot uitstel van betaling, personeelswisselingen en hoge voorraadvorming bij uw debiteur.
- Zorg dat u op de hoogte blijft van aanzienlijke wijzigingen in levensstandaard,onderhoudstoestand van gebouwen, publicaties in vakbladen, geruchten in de markt en wijziging van werktijden bij uw debiteuren.
- Voeg een overschrijvingsformulier toe voor automatische afschrijving.
Incasso fase:
Checklist telefonisch incasseren:
- Laat duidelijk voelen dat u uw geld wenst en wel onmiddellijk, maar ga tegelijk tactvol en met stijl te werk. Dan bereikt u de beste resultaten.Wacht niet te lang met bellen maar bel op tijd. Werk altijd volgens een plan of schema.
- Bedenk vooraf wat de toonzetting van het gesprek moet zijn, zakelijk, vriendelijk of streng.
- Bereidt het gesprek goed voor en houdt de benodigde informatie bij de hand zodat onterechte tegenwerpingen direct kunnen worden weerlegd.
- Vindt de oorzaak van de non-betaling.
- Betalingsregelingen : niet meer dan 4 termijnen !!
- Ga eerst na of levering, toezeggingen en facturering van uw kant volledig zijn nagekomen en correct zijn alvorens te bellen.
- Neem alle klachten serieus en handel ze direct serieus af.
- Probeer iets tegenover de betaling te stellen (bijvoorbeeld het uitleveren van een vastgehouden bestelling).
- Zoek uit wie de verantwoordelijke persoon en vraag direct naar hem of haar.
- Schrijf gemaakte afspraken op en bevestig deze schriftelijk. (voorkom vluchtige en korte e-mails)
- Herhaal aan het einde van het gesprek de door de debiteur gedane toezeggingen.
- Help de debiteur herinneren aan zijn toezegging door een dag voordat de termijn verstrijkt even te bellen.
- Ook al heeft u het vertrouwen in de debiteur verloren: blijf altijd correct!
- Vragen of bel voor een persoonlijk gesprek 040 - 236 57 84.
Checklist aanmanen:
- Zorg dat u uw afnemer op tijd herinnert aan zijn betalingsverplichting.
- Stuur b.v. 7 dagen na het verstrijken van de vervaldatum van de factuur debiteur.
- Vindt de oorzaak van de non-betaling.
- Geen tijd? Stuurt u de debiteur een tweede, laatste schriftelijke betalingsherinnering.
- Wijs de debiteur in uw brief op uw Algemene Voorwaarden, maar speciaal op de rente- en incassokosten clausules.
- Neem op tijd actie: d.w.z. na 7 dagen een betalingsherinnering.
- Geef openstaande vordering na 2 tot 4 maanden uit handen.
- Maak gebruik van onze no-cure-no-pay-diensten gratis incasso
Vragen :
- Waarom besteedt u teveel aandacht aan slecht betalende klanten ?
- Waarom betalen uw vaste klanten nooit op tijd of pas na 80 dagen ?
- Bent u ervan op de hoogte dat u geld moet bijlenen vanwege het slechte betalingsgedrag ?
- Raakt u een klant kwijt als u deze telefonisch of schriftelijk op zijn late betalingen wijst ?
Meer checklijsten vindt u op www.checklijst.nl
Copyright ® Incassodienst.nl